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看板 book
作者 標題 [心得] 《沒有Email的世界》工作會變得更高效嗎?
時間 Tue Nov 16 13:35:03 2021
《沒有Email的世界》讀後心得：工作會變得更高效嗎？
過度溝通時代的深度工作法，一本你自己需要，也希望老闆讀一讀的書
圖文好讀 https://readingoutpost.com/without-email/
《沒有Email的世界》讀後心得：工作會變得更高效嗎？ | 閱讀前哨站
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過度溝通時代的深度工作法，一本你自己需要，也希望老闆讀一讀的書。《沒有Email的世界》強調對於「生產力」的深刻檢視。問題不在於這些數位工具，而是我們怎麼去使用它們。 ...
![[圖]](https://i4.disp.cc/t/0/readingoutpost.com_w43a57313db366506bd598c9c9f8bb338.jpg)
你對 Email 有什麼看法？一項調查顯示，人們對 Email 的感受是「我討厭自己永遠都無
法『離線』」、「我疲憊不堪，只是勉強跟上」、「有了它，我在工作日變得更孤立……
我不喜歡這樣」、「我無法克制時常要檢查它，它讓我變得低落、焦慮、沮喪」。這個曾
經方便又快速的數位工具，到底出了什麼問題？
法『離線』」、「我疲憊不堪，只是勉強跟上」、「有了它，我在工作日變得更孤立……
我不喜歡這樣」、「我無法克制時常要檢查它，它讓我變得低落、焦慮、沮喪」。這個曾
經方便又快速的數位工具，到底出了什麼問題？
這本書在說什麼？
《沒有Email的世界》的作者是喬治城大學資工系的副教授卡爾．紐波特（Cal Newport）
，他專門研究數位時代的理論基礎，也是一位研究個人生產力的專家。我讀完他的前一本
書《深度數位大掃除》之後成功實踐「數位斷捨離」，接著我也找了他另一本暢銷作《深
度工作力》繼續拜讀。
，他專門研究數位時代的理論基礎，也是一位研究個人生產力的專家。我讀完他的前一本
書《深度數位大掃除》之後成功實踐「數位斷捨離」，接著我也找了他另一本暢銷作《深
度工作力》繼續拜讀。
在這本新書當中，作者延續前作探討的議題，再度提出一個很有挑戰性的問題：「如果這
個世界沒有 Email 會不會讓我們過得更好？」他觀察到在現代的職場環境當中，充斥著
大量混亂、內容缺乏組織、看似急迫但實則不然的 Email 文化。快速、免費的 Email 看
似提高了大家的生產力，但同時也衍生了大量的「淺薄的忙碌」，這跟真正能帶來高價值
的「深度的工作」正好背道而馳。
個世界沒有 Email 會不會讓我們過得更好？」他觀察到在現代的職場環境當中，充斥著
大量混亂、內容缺乏組織、看似急迫但實則不然的 Email 文化。快速、免費的 Email 看
似提高了大家的生產力，但同時也衍生了大量的「淺薄的忙碌」，這跟真正能帶來高價值
的「深度的工作」正好背道而馳。
為了解決這個問題，作者把工作內容拆解成兩種來看待，分別是「工作執行」和「工作流
」（workflow），Email 的問題就出在於，它衍伸出來的「工作流」令人容易分心。這本
書就是一本對於工作流的改造指引，教我們把傳統 Email 用來「指派、協作、評估」的
三件事情，轉換到專門為工作流打造的系統上面。當我們能避免 Email 帶來的淺薄效應
，才能邁向更有價值的深度工作。
」（workflow），Email 的問題就出在於，它衍伸出來的「工作流」令人容易分心。這本
書就是一本對於工作流的改造指引，教我們把傳統 Email 用來「指派、協作、評估」的
三件事情，轉換到專門為工作流打造的系統上面。當我們能避免 Email 帶來的淺薄效應
，才能邁向更有價值的深度工作。
作者強調的並不是完全廢棄 Email，而是我們要「有意識」地檢視它的優缺點，而不是「
無意識」地任由它主宰我們的注意力。接下來的文章內容，我會和你分享作者的觀察和提
議，以及我套用這些方法之後的具體範例。希望你也能找到具體的方法，來優化你個人和
團隊的工作方式。
議，以及我套用這些方法之後的具體範例。希望你也能找到具體的方法，來優化你個人和
團隊的工作方式。
Email 對個人工作造成的問題
為什麼用 Email 辦公仍然盛行？因為這個溝通方式太快速、無痛、方便，現在甚至出現
了像是 Slack、Teams 之類的即時通訊工具（在台灣很常聽到用 Line 來辦公）。當我們
把工作流和這種通訊方式結合，就形成了一種「過動的蜂巢思維」（Hyperactive Hive
了像是 Slack、Teams 之類的即時通訊工具（在台灣很常聽到用 Line 來辦公）。當我們
把工作流和這種通訊方式結合，就形成了一種「過動的蜂巢思維」（Hyperactive Hive
Mind），指的是「以持續對話為核心的工作流，透過 Email 及即時通訊服務等數位工具
，傳遞沒有架構、沒有排定時間的訊息。」這種工作方式有什麼問題？作者以 Email 的
使用觀察來解釋。
，傳遞沒有架構、沒有排定時間的訊息。」這種工作方式有什麼問題？作者以 Email 的
使用觀察來解釋。
根據 2019 年的一項統計，一般知識工作者平均每日收發 126 封公務 Email，等於每四
分鐘一封訊息。另外由 Adobe 公司進行的一個調查顯示，知識工作者每天花三個多小時
收發 Email。當你試圖維持很多的平行進行的電子交談，又必須進行主要工作（例如撰寫
報告或電腦程式），你的大腦在每次切換任務的時候，都會消耗大腦的認知資源。
分鐘一封訊息。另外由 Adobe 公司進行的一個調查顯示，知識工作者每天花三個多小時
收發 Email。當你試圖維持很多的平行進行的電子交談，又必須進行主要工作（例如撰寫
報告或電腦程式），你的大腦在每次切換任務的時候，都會消耗大腦的認知資源。
當整個組織都依賴著 Email 來協調工作，個人工作者就需要頻繁分心，在分散的信件裡
討論事情。根據神經科學的研究顯示，這種頻繁的情境轉換，會造成龐大的心力成本，降
低認知表現，讓人產生疲憊感。書中的案例觀察發現，重度依賴 Email 的組織，短期內
看似能夠迅速指派任務、快速尋求回饋，長期而言，反而減少了每一個個人工作者的生產
力。
討論事情。根據神經科學的研究顯示，這種頻繁的情境轉換，會造成龐大的心力成本，降
低認知表現，讓人產生疲憊感。書中的案例觀察發現，重度依賴 Email 的組織，短期內
看似能夠迅速指派任務、快速尋求回饋，長期而言，反而減少了每一個個人工作者的生產
力。
Email 對團隊工作造成的問題
Email 是一個不適合傳達用來「語氣」的工具。紐約大學的社會心理學家賈斯汀．克魯格
（Justin Kruger）領導的團隊做了一個實驗，他們要研究「諷刺」。這個實驗把參與者
分成兩組，寄信者和收信者。他們給了寄信者一份主題列表，要求他們針對每一個主題撰
寫兩種句子。第一種是正常語氣，第二種是諷刺語氣，然後同時把兩個句子用 Email 寄
給另一組收信者。然後，收信者要判斷哪一個句子是諷刺性的。
（Justin Kruger）領導的團隊做了一個實驗，他們要研究「諷刺」。這個實驗把參與者
分成兩組，寄信者和收信者。他們給了寄信者一份主題列表，要求他們針對每一個主題撰
寫兩種句子。第一種是正常語氣，第二種是諷刺語氣，然後同時把兩個句子用 Email 寄
給另一組收信者。然後，收信者要判斷哪一個句子是諷刺性的。
實驗的結果是，寄信者預測自己寫的 Email 語氣都會被收信者猜對。事實上，收件者猜
錯了將近 20% 的句子。但是，當實驗人員請寄信者用錄音的方式寄送，這時候聽到錄音
的收信者幾乎全部猜對了。這也難怪純文字 Email 的語氣常常會造成兩方的誤解，無形
中衍生了更多的溝通成本。
錯了將近 20% 的句子。但是，當實驗人員請寄信者用錄音的方式寄送，這時候聽到錄音
的收信者幾乎全部猜對了。這也難怪純文字 Email 的語氣常常會造成兩方的誤解，無形
中衍生了更多的溝通成本。
作者提到，因為人類心理一種稱為「自我中心」效應的關係，會深信自己對一件事情的看
法。他調侃道：「當你『確信』自己發出一封友善的提醒，你的收件者同樣『確信』你傳
達了一項尖銳的批評。」如果你常常需要寄二十九封信才可以解決一個問題，那最好的方
法或許是直接去找對方講話。
達了一項尖銳的批評。」如果你常常需要寄二十九封信才可以解決一個問題，那最好的方
法或許是直接去找對方講話。
團隊可以不依賴 Email 來工作？
作者使用了一個很有趣的類比，來說明他提倡的解決方案。
二十世紀初的汽車的組裝方式，都是工人各自把零件搬到特定地點組裝，跟蓋房子很類似
。當時的亨利．福特 （Henry Ford）自問：「如果不是讓工人在靜止的車輛之間移動，
而是讓汽車通過靜止不動的工人呢？」接著，他改造了組裝線，讓汽車在輸送帶上移動，
由不同站點的工人專心進行一個組裝動作。這個改善讓一輛汽車的組裝從 12.5 個小時降
低到 93 分鐘。此後的工業世界，掀起了一股組裝線的革命。
。當時的亨利．福特 （Henry Ford）自問：「如果不是讓工人在靜止的車輛之間移動，
而是讓汽車通過靜止不動的工人呢？」接著，他改造了組裝線，讓汽車在輸送帶上移動，
由不同站點的工人專心進行一個組裝動作。這個改善讓一輛汽車的組裝從 12.5 個小時降
低到 93 分鐘。此後的工業世界，掀起了一股組裝線的革命。
作者認為，當時的工業資本是原物料和機器設備，而現代的知識產業，主要的資本是每個
知識工作者的生產力，所以重點就變成了：「與擁有多少資本同等重要的是，你如何『運
用』資本。」因此，他在書中提出了具體方法，用來避免「過動的蜂巢思維」帶來的資訊
分心、超載和焦慮。以下我列舉兩種我自己套用到工作中的方式。
用』資本。」因此，他在書中提出了具體方法，用來避免「過動的蜂巢思維」帶來的資訊
分心、超載和焦慮。以下我列舉兩種我自己套用到工作中的方式。
１．工作任務的流程
福特汽車改採組裝線來運用工業資本，知識產業也可以挪用這個概念來提升知識工作者的
產出。在一個以知識產出為主的專業團隊裡，真正有價值的不是來來回回的 Email 和訊
息溝通，而是實質的「產出」，一段好的程式碼、一個完成的作品、一個客戶喜歡的企劃
案。因此，Email 和即時通訊工具強迫知識工作者在不同的網絡之間來回切換，在實質上
減少了他們的生產力。
產出。在一個以知識產出為主的專業團隊裡，真正有價值的不是來來回回的 Email 和訊
息溝通，而是實質的「產出」，一段好的程式碼、一個完成的作品、一個客戶喜歡的企劃
案。因此，Email 和即時通訊工具強迫知識工作者在不同的網絡之間來回切換，在實質上
減少了他們的生產力。
作者在書中舉了各種產業類型的公司，說明這些知識產業如何從「工作流」的流程優化著
手。首先，明確定義團隊的每一件「任務」並且類別。接著，如同汽車會流過組裝線上的
每個站點一樣，設定每個任務從開始到結束的所有「狀態」。最後，讓負責不同狀態的團
隊成員「專心」在他們自己的任務上，團隊每天只用極短時間的面對面會議（或遠距視訊
）進行任務指派、回報問題，然後就讓成員繼續專心工作。如果把這個流程跟汽車組裝放
在一起比較，看起來會像以下的列表：
每個站點一樣，設定每個任務從開始到結束的所有「狀態」。最後，讓負責不同狀態的團
隊成員「專心」在他們自己的任務上，團隊每天只用極短時間的面對面會議（或遠距視訊
）進行任務指派、回報問題，然後就讓成員繼續專心工作。如果把這個流程跟汽車組裝放
在一起比較，看起來會像以下的列表：
每一輛汽車 → 每一個任務
組裝的站點 → 任務的狀態
工人花勞力組裝的時間 → 知識工作者花腦力專心的時間
這種工作流程在軟體界已經行之有年（分為 Kanban 和 Scrum 流程），作者在書中探討
了更多其他產業應用這套方法的成果。我自己最近也利用 Notion 數位工具（詳見：
Notion 是什麼？），建立了一套我用來跟小編協作社群圖文的工作流程。在這套系統裡
，我們只需要直接在系統上面，針對任務本身去執行和討論，省去了許多來來回回的
Email 和雜亂無章的即時訊息溝通。
Notion 的 Kanban 流程範例 https://imgur.com/DrvUVMH
![[圖]](https://i4.disp.cc/imgur/DrvUVMHh.jpg)
在上圖的工作流程中，每個任務看起來就像是一張「卡片」。我把狀態分成五種：點子區
、編輯中、待發布、抽獎中、已完成。每個狀態只要一完成，就把卡片往下一個階段移動
。基本原則就是，用任務卡片來對話，取代過動式蜂巢思維的雜亂訊息。
、編輯中、待發布、抽獎中、已完成。每個狀態只要一完成，就把卡片往下一個階段移動
。基本原則就是，用任務卡片來對話，取代過動式蜂巢思維的雜亂訊息。
２．預約會議的方法
你寫過 Email 跟別人預約開會的時間嗎？為了跟對方喬攏時間，結果信件一直來來回回
的情況困擾著你嗎？問題就出在於，Email 簡單、方便、無拘無束的格式，很容易讓對話
陷入一個開放式的循環。在確認時間的過程當中，你需要重複檢查信箱，無形中掛心在這
件事情上。
的情況困擾著你嗎？問題就出在於，Email 簡單、方便、無拘無束的格式，很容易讓對話
陷入一個開放式的循環。在確認時間的過程當中，你需要重複檢查信箱，無形中掛心在這
件事情上。
作者認為：「如果你願意先花功夫去開發一個更加智慧的協定，通常可以大幅減少長期的
成本。」以資訊科學為例，現在傳輸大量的數位訊號，軟體的介面之間都會仰賴各種「協
定」（protocol），盡可能用最小容量、最有效率的資料格式進行通訊。我們現在享受的
串流影音服務（Netflix、YouTube）就是受惠於各種強大的通訊協定，才可以讓資料的傳
輸快又有效。
定」（protocol），盡可能用最小容量、最有效率的資料格式進行通訊。我們現在享受的
串流影音服務（Netflix、YouTube）就是受惠於各種強大的通訊協定，才可以讓資料的傳
輸快又有效。
當然，就預約開會而言，我們很幸運地不用再自己去「開發」一套協定，你只要學會怎麼
使用一些方便的數位工具就可以了。例如免費版的 Calendly 和 TidyCal 就可以幫你省
下「喬」會議時間的來來回回。這種工具可以讓你整合自己的數位行事曆，直接讓對方挑
選空檔時間，然後完成後續自動化的一切動作。
使用一些方便的數位工具就可以了。例如免費版的 Calendly 和 TidyCal 就可以幫你省
下「喬」會議時間的來來回回。這種工具可以讓你整合自己的數位行事曆，直接讓對方挑
選空檔時間，然後完成後續自動化的一切動作。
例如我最近就常用 TidyCal 這套工具整合我的 Google Calender，把我有空檔的時間自
動秀出來，我只要回信給對方一個預約會議的「網址連結」，對方就能快速挑選。挑選之
後，就會自動註冊一個 Google Calender 的時段，系統自動發信通知雙方，並且附上一
個自動產生的 Google Meet 連結。預約成功的會議，也會自動在我的 Notion 工作流程
裡面產生一個新任務，我就可以直接編輯那項任務，補上一些開會的資訊和議程。如同作
者所說，花一點時間去優化協定，會帶來長期的效益。
動秀出來，我只要回信給對方一個預約會議的「網址連結」，對方就能快速挑選。挑選之
後，就會自動註冊一個 Google Calender 的時段，系統自動發信通知雙方，並且附上一
個自動產生的 Google Meet 連結。預約成功的會議，也會自動在我的 Notion 工作流程
裡面產生一個新任務，我就可以直接編輯那項任務，補上一些開會的資訊和議程。如同作
者所說，花一點時間去優化協定，會帶來長期的效益。
TidyCal 的預約會議範例 https://imgur.com/jzHSMdG
![[圖]](https://i4.disp.cc/imgur/jzHSMdGh.jpg)
後記：論工作流和工作執行
讀完之後會發現，《沒有Email的世界》的書名只是一個方便好記的名字，其實作者在強
調的是對於「生產力」的深刻檢視。他認為問題不在於這些數位工具，而是我們怎麼去使
用這些工具，他說：「真正阻礙進步的是屈服在這種生硬工作流的安逸之下，而不去進一
步改善。」知識工作者的「專注力」才是最有價值的資產，如果我們找出更優化人類大腦
的能力、持續為資訊加值的工作流，就可以大幅提升知識產業的生產力。
調的是對於「生產力」的深刻檢視。他認為問題不在於這些數位工具，而是我們怎麼去使
用這些工具，他說：「真正阻礙進步的是屈服在這種生硬工作流的安逸之下，而不去進一
步改善。」知識工作者的「專注力」才是最有價值的資產，如果我們找出更優化人類大腦
的能力、持續為資訊加值的工作流，就可以大幅提升知識產業的生產力。
我認為《沒有Email的世界》的對象是「組織的工作流」，一方面寫給組織的領導者，去
思考組織內要採用什麼「工作流」才可以讓員工全心全意投入「工作執行」；二方面寫給
個人工作者，試著採用一些可以優化自己工作流程的協定。如果你想要優化「個人的工作
執行」，那麼《深度數位大掃除》和《深度工作力》這兩本書就是很適合你的下一本讀物
。
思考組織內要採用什麼「工作流」才可以讓員工全心全意投入「工作執行」；二方面寫給
個人工作者，試著採用一些可以優化自己工作流程的協定。如果你想要優化「個人的工作
執行」，那麼《深度數位大掃除》和《深度工作力》這兩本書就是很適合你的下一本讀物
。
最後，作者這系列書籍讓我最受啟發的就是把「工作」這件事情，拆解成「工作執行」和
「工作流」兩個層面的想法。工作執行是個人的責任，工作流則是組織的責任。只是，在
數位趨勢的推動之下，每一個知識工作者，其實都具備了「把自己當成一家公司經營」的
能力。說到底，學習如何去優化這兩個層面的本領，也是我們自己的責任。
「工作流」兩個層面的想法。工作執行是個人的責任，工作流則是組織的責任。只是，在
數位趨勢的推動之下，每一個知識工作者，其實都具備了「把自己當成一家公司經營」的
能力。說到底，學習如何去優化這兩個層面的本領，也是我們自己的責任。
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