※ 本文轉寄自 ptt.cc 更新時間: 2016-03-29 23:56:32
看板 CareerLady
作者 標題 Re: [職場] 講電話總是很緊張
時間 Wed Mar 23 10:23:37 2016
※ 引述《xiaoyingyu (xiaoyingyu)》之銘言：
: 但只要需要接電話或打電話我總是會莫名緊張
: 有時候還會被自己的電話響嚇到（辦公室很安靜）
: 手會微微顫抖、心跳加速、流手汗、腦袋容易短路或空白
: 電話講了大概30秒後腦袋會恢復正常
: （剛開始會慌亂 反應都比較直接 但打來的人通常都滿急的 可能語速很快或很衝我就會
: 更緊張）
: 但緊張的感覺常常讓我事後很後悔
: 因為太緊張聽不清楚 會需要對方重述
: 或是不自覺重述對方的話（你是指____對嗎？）
原文太長，請恕我留下比較重點的部份
分析一下緊張的原因：1.未知（腦袋空白） 2.對方講話太快
另外一個值得注意的事：1.接電話的頻率不高 2.打來的人都很急
知道這兩個原因之後就比較好處理了
首先，請你先以方便但好整理的方式，進行電話應對檢討（筆記本或電子化都可以）
接下來針對檢討的內容，進行流程改善
並針對 5W+1H 擬出sop，通常會是這樣的
一 、你是撥話者：這時你是主動，所以事前可以有比較多的準備
1.為何要打這通電話（Why）：我真的遇過很多人，沒想好就打來…請撥號前先想想
2.對象（Who）：通話對象
3.目的（What）：溝通的議題
4.方式（How）：如何和對方合作達成目的
5.時間（When）：「目的」的期限
6.地點（Where）：「目的」的完成查核方式，如以email或者電話再度聯絡…等
通常，「目的」及「方式」都會有很多項
請善用TODO List，先把「一定要確認」的事項列下來
以上你都想好，準備好之後，再打電話。
二、你是受話者：這時是被動的，常常因為對方口氣很急，所以你緊張
這裡就更簡單了，為何要你先模擬你是撥話者呢？
因為這裡只要列出上面的 5W1H 填空就好了！
隨手找張紙，把上述的問題都記錄下來，如果對方沒有提，就問清楚
剛開始會不知所措，所以需要你先做通話紀錄
其實工作就那些，每通電話的流程也不會差太多
練習整理如何在別人一股腦丟東西給你的時候，迅速的抓重點
也可以先把整理好的流程寫在便條紙上，貼在電話附近
其實說那麼多，要訣就只有四個字「事先準備」
以上方法都可以視你的工作內容或者習慣做刪減、應用
但是最重要的是事先準備好
準備好，知道要做什麼，自然就不會緊張了 :)
以上，秘書的小小心得，應該有幫助
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→ : 我打了什麼XD
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推 : 我是原po，謝謝你！！非常非常實用，我自己是沒有萬9F 03/24 09:10
→ : 全準備就容易擔心東擔心西又很緊張的人，這個方法真
→ : 的很不錯，我這週上班會這麼做的，相信能有效改善我
→ : 的問題，比較不會像無頭蒼蠅那樣接電話，真的，謝謝你
→ : 的方法！
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推 : 超實用!14F 03/24 12:24
推 : 推todo list 做久了 講電話也會慢慢適應！15F 03/25 00:26
推 : 推！這篇好實用16F 03/26 12:01
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推 : 以前的公司因為主管非常嚴厲，倒置我在溝通前都會把18F 03/29 03:45
→ : 所有有可能問的問題都想一次，以免臨時亂了陣腳。打電
→ : 話也是剛開始會先寫手稿XD上手後就漸漸捨棄這些習慣了
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